Tipps und Ideen für die Planung eines Spendengaladinners

Partyplanung

Ich helfe gerne Menschen bei der Planung und Vorbereitung ihrer großen Events und Partys.

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Das Sammeln von Geld für eine gemeinnützige Organisation erfordert viel Unterstützung und ist stark auf Spendenaktionen angewiesen. Um ein Bewusstsein zu schaffen und die Bedeutung Ihrer Organisation hervorzuheben, bedarf es einer sorgfältigen Planung, Überlegung und oft eines strengen Budgets. Die Tatsache, dass das meiste Geld für eine gemeinnützige Organisation aus Spenden und anderen Formen der Unterstützung von außen stammt, bedeutet, dass jedes Galadinner bis ins kleinste Detail geplant werden muss. Hier sind einige Möglichkeiten, den Planungsprozess zu rationalisieren und eine einladende Umgebung für Ihre Unterstützer zu schaffen.



Ausschüsse benennen

Einer der Schlüssel zur Planung einer Gala-Spendenaktion besteht darin, sicherzustellen, dass jedes Element sorgfältig geprüft wird. Die Aufteilung jeder einzelnen Aufgabe in kleinere Planungsausschüsse ermöglicht eine ordnungsgemäße Verwaltung jedes Aspekts und bietet einen fokussierteren Ansatz. Jeder Ausschuss hat seine eigene Tagesordnung, aber es ist wichtig, während des gesamten Planungsprozesses eine Kommunikation zwischen den einzelnen Gruppen herzustellen. Organisieren Sie ein Komitee für die folgenden Bereiche und maximieren Sie den Erfolg Ihrer Spendenaktion.

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Einladungen

Eine klare Aussage über den Zweck Ihrer Gala-Spendenaktion ist der beste Weg, um Unterstützung für Ihr Anliegen zu finden. Jede Einladung sollte einen Sinn für Personalisierung haben und den Zweck der Veranstaltung klar umreißen. Einladungen für ein Galadinner schreiben ist eine Kunst, mit der man sich vertraut machen muss. Die Informationen sollten Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort, Preis der Veranstaltung und RSVP-Adresse enthalten. Beim Schreiben und Formulieren der Einladungen sind diese 7 Dinge zu beachten.

Tipps für das Schreiben von Gala-Einladungen

  1. Geben Sie klar den Zweck Ihrer Spendenaktion an und wer davon profitieren wird.
  2. Geben Sie Einzelheiten zu Speisen und Getränken an, z. B. wann das Abendessen serviert wird, ob Getränke serviert werden oder nicht und ob es eine offene Bar oder eine Bar mit Bar gibt.
  3. Informieren Sie die Gäste über die Formalität der Veranstaltung. Wenn es sich bei der Gala-Spendenaktion um einen Abendgarderobe handelt, stellen Sie sicher, dass Sie diese Informationen beifügen.
  4. Wenn die Veranstaltung an einem Ort stattfindet, mit dem die Gäste möglicherweise nicht vertraut sind, stellen Sie sicher, dass Sie eine Wegbeschreibung beifügen.
  5. Heben Sie das Thema der Benefizgala hervor, falls Sie sich für eines entschieden haben.
  6. Listen Sie alle einzigartigen Attraktionen auf, die helfen könnten, Unterstützer anzuziehen.
  7. Eine Antwortkarte sollte beigelegt werden und es sollte Platz für den Namen und gegebenenfalls die Zahlungsweise gelassen werden.
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Unterhaltung

Benefiz-Galaveranstaltungen sind geschäftlich konzipiert, bieten aber auch Spaß und Entspannung. Live-Musik, Bühnenshows und andere Veranstaltungen schaffen eine einzigartige und komfortable Umgebung für Ihre Gäste. Ob es sich um etwas so Einfaches wie eine Live-Band oder so extravagant wie eine Themenproduktion handelt, die Hinzufügung von Live-Unterhaltung wird Ihre Gäste während Ihrer Spendenaktion beschäftigen. Wenn Sie sich für ein Thema entschieden haben, buchen Sie unbedingt Acts oder wählen Sie Unterhaltungsformen, die es ergänzen.

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Aktivitäten

Beim Fundraising geht es darum, Kapital für einen guten Zweck zu generieren. Es kann manchmal schwierig sein, Geld zu sammeln, aber einige Veranstaltungen bieten unterhaltsame und lohnende Möglichkeiten, Einkommen zu generieren. Auktionen, Verlosungen und andere Aktivitäten können geplant werden und bieten eine ansprechende Möglichkeit, Spenden zu sammeln und den Gästen etwas zur Erinnerung an das Ereignis zu bieten. Einige Ideen für eine Spendengala sind:

  • Verlosen
  • Kuchenverkauf
  • Autowäsche
  • Casino-Nacht
  • Benefiz-Golfturnier
  • Bingo-Nacht

PR/Marketing

Der Erfolg jeder Galaveranstaltung hängt davon ab, dass Sie Ihr Anliegen bekannt machen. Ein erfolgreiches PR- und Marketingteam kann sowohl Sponsoren als auch Unterstützung für Ihr Anliegen gewinnen. Helfen Sie Ihrer Gala-Spendenaktion, ihr volles Potenzial auszuschöpfen, indem Sie mit Interessierten zusammenarbeiten, die in der Lage sind, Ihre Sache voranzubringen. Hier sind einige effektive Möglichkeiten, um potenzielle Unterstützer zu erreichen:

Werbetipps

  • Verwenden Sie kostenlose Social-Media-Websites, um Ihre Organisation bekannt zu machen und mit denen zu kommunizieren, die sie unterstützen.
  • Wenden Sie sich an Ihre Lokalzeitung und bitten Sie sie, Ihre Veranstaltung in ihren Veranstaltungskalender aufzunehmen.
  • Markieren Sie die Veranstaltung in Ihrem Blog. Wenn Sie noch keinen Blog für Ihre Organisation haben, starten Sie einen, um Einzelpersonen darüber auf dem Laufenden zu halten, was Ihr Unternehmen erreichen möchte.
  • Wenden Sie sich an andere Blogs und Organisationen, die Ihre Sache unterstützen oder ähnliche Ziele haben, und fragen Sie, ob sie auf Ihre Veranstaltung verlinken oder sie bewerben werden.
  • Erstellen Sie visuell beeindruckende Flyer und verteilen Sie sie an lokale Unternehmen.
  • Senden Sie Pressemitteilungen an lokale Zeitungen und Zeitschriften, in denen Sie Ihre Organisation und Ihre Gala-Spendenaktion hervorheben.
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Dekorationen

Die Schaffung einer einzigartigen Umgebung für Ihre Gala-Spendenaktion ist ein Muss. Ob es sich um ein häufig verwendetes Fundraising-Thema oder Ihre eigene Kreation handelt, stilvolle Dekorationen bieten allen Beteiligten eine angenehme Umgebung. Jede Gala-Spendenaktion ist ein einzigartiges Erlebnis und jede Dekoration sollte ein Gefühl der Intimität widerspiegeln und dazu beitragen, eine unvergessliche Umgebung zu schaffen.

Ein Beispiel für eine thematische Spendenaktion kann eine Nacht in Las Vegas oder im Casino sein. Ihre Dekorationen könnten einen Eingang in Las Vegas, Mittelstücke für Gesellschaftsspiele, Kartentische und ein Farbschema umfassen, das man in einem Casino finden könnte. Zu den Aktivitäten gehören Glücksspiele und Preise, die glückliche Gäste gewinnen können. Die Schaffung einer einzigartigen Umgebung bietet Gästen Unterhaltung und ein schönes Ambiente und sammelt gleichzeitig Geld für Ihre Organisation.

Sponsoring

Die Planung eines High-End-Gala-Events erfordert viel Kapital. Um jede Veranstaltung perfekt zu planen, benötigt Ihre Veranstaltung wahrscheinlich Sponsoring. Das Sammeln von Unterstützung für Ihre Sache erfordert viel Networking und den Aufbau starker Geschäftsbeziehungen, und es ist absolut unerlässlich, ein Komitee zu haben, das sich dieser Aufgabe widmet das ultimative Galadinner zu produzieren . Hier sind einige Tipps, wie Sie Sponsoring für Ihre Veranstaltung gewinnen können:

So finden und halten Sie Sponsoren

  • Bauen Sie ein starkes Netzwerk auf: Partner, Mitarbeiter, Vorstandsmitglieder und andere Personen, die eng mit Ihrer Organisation verbunden sind, können Sie möglicherweise mit möglichen Sponsoren bekannt machen und Ihnen helfen, Ihr Netzwerk weiter auszubauen.
  • Recherchieren: Es gibt unzählige Bereiche, in denen Förderungen gewonnen werden können, und es gibt eine Vielzahl interessierter Unternehmen. Finden Sie heraus, welche Unternehmen Sponsoren werben und sehen Sie, ob sie zu Ihrer Organisation passen.
  • Wenden Sie sich an lokale Medien: Lokale Zeitungen und Radiosender sind bestrebt, sich in ihrer Gemeinde zu engagieren, bieten kostenlose Werbung an und sind möglicherweise auch bereit, für Ihre Veranstaltung zu spenden.
  • Gewähren Sie Sponsorenvorteile: Bieten Sie Ihren Sponsoren Belohnungen an, um Ihre Wertschätzung für ihre Unterstützung zu zeigen. VIP-Pässe, Werbung für ihr Unternehmen, Links zu ihrer Website und andere Vergünstigungen bieten Sponsoren einen Anreiz, Ihre Organisation zu unterstützen, und bieten Möglichkeiten, eine langfristige Geschäftsbeziehung aufzubauen.
  • Bauen Sie dauerhafte Beziehungen auf: Die Zusammenarbeit mit Sponsoren und der Aufbau einer für beide Seiten vorteilhaften Beziehung ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sie Ihre Organisation weiterhin unterstützen. Kommunizieren Sie weiterhin mit Vertretern Ihrer Sponsoren und stellen Sie sicher, dass deren Bedürfnisse genauso erfüllt werden wie Ihre.
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Vielen Dank

Eine großartige Möglichkeit, Ihr Unternehmen in Erinnerung zu behalten und Ihre Dankbarkeit zu zeigen, besteht darin, jedem Teilnehmer und Gast Ihrer Spendengala Dankesnotizen zu senden. Dieses Zeichen der Wertschätzung zeigt den Gästen, dass Sie an einer dauerhaften Beziehung interessiert sind und ihr Beitrag nicht unbemerkt geblieben ist.

Geld für eine gemeinnützige Organisation zu sammeln hängt stark davon ab, Vertrauen aufzubauen und Gäste davon zu überzeugen, dass es sich lohnt, für Ihre Sache zu spenden. Spendengaladinner sind die perfekte Möglichkeit, Ihr Netzwerk zu erweitern und Unterstützung für Ihre Organisation zu gewinnen. Die sorgfältige Konzentration auf jeden Aspekt des Planungsprozesses stellt sicher, dass kein Detail vergessen wird. Ein gemütliches und unterhaltsames Benefiz-Gala-Dinner wird Spender beruhigen und ihre Gedanken (und Geldbörsen) für Ihre Sache öffnen.

Zusätzliche Ressourcen

Erfolgreiche Fundraising-Ideen: Gesammelt von Kathy La Plante - Eine Liste mit 35 soliden Ideen für eine Spendengala.

Tipps zum Erstellen einer Spendengala zum ersten Mal - Aus der Chronik der Philanthropie.

Bücher zur Planung einer Spendenaktion - Einige hilfreiche Bücher, die Organisationen bei der Planung ihrer Fundraising-Veranstaltungen verwenden können.

10 Gewohnheiten äußerst erfolgreicher Spendenaktionen - Von den vielen Möglichkeiten, Geld für eine Organisation zu sammeln, hat Jen Johnson (Otis Fundraising) herausgefunden, dass sie alle gemeinsam haben, dass sie diese zehn Gewohnheiten äußerst erfolgreicher Spendenaktionen einbeziehen sollten.

Bemerkungen

Jon D am 27. Juni 2016:

Was passiert, wenn Sie eine Stunde vor dem Fundraising-Dinner Zeit haben und der Caterer immer noch nicht da ist oder ans Telefon geht?

Megan Austin am 21. Juni 2016:

Nützliche Tipps für die Planung eines Galadinners. Diese Ideen sind wirklich hilfreich für diejenigen, die ein Galadinner planen. Danke für Ihre Information.

Nancy Tate Hellams aus Pendleton, SC am 29. August 2014:

Ich bin an vielen Fundraising-Bemühungen beteiligt, daher wird dies sehr hilfreich sein. Danke.

missali am 26. Februar 2013:

Du hast jedes Detail getroffen! Die Planung einer Benefizveranstaltung/Gala kann eine ziemlich anspruchsvolle Aufgabe sein, meine Güte!