Die 2 häufigsten Fehler bei der Partyplanung und wie man sie vermeidet

Partyplanung

Ich arbeite seit über 10 Jahren im Gastgewerbe und habe viele Veranstaltungen als Server, Barkeeper, Aufbau- und Reinigungsteam miterlebt.

2 häufige Partyfehler, die es zu vermeiden gilt

Yutacar, CC0 über Wikimedia Commons

Ob Hochzeitsfeier, Firmenevent, Weihnachts- oder Geburtstagsfeier, die Vermeidung dieser beiden Fehler kann den Unterschied zwischen dem Ereignis des Jahres und der Vergessenheit am Montag ausmachen.

Partys sind Erlebnisse. Ihr Wert liegt in den geschaffenen Erinnerungen.

Eine großartige Party ist eine denkwürdige Party, und eine gute Planung wird dafür sorgen, dass die Leute noch jahrelang über die Veranstaltung sprechen. Die Details, die eine Party auszeichnen, hängen von vielen Faktoren ab, aber es gibt zwei Dinge, die langweilige Partys gemeinsam haben: schlechte Budgetzuweisung und langes Sitzen.

Ich arbeite seit über zehn Jahren in der Gastronomie. Ich habe eine Menge Veranstaltungen aller Art miterlebt und festgestellt, dass diese beiden Fehler immer wieder dazu führen, dass Gäste vorzeitig abreisen. Ich habe Gäste bei vielen Gelegenheiten belauscht, die darüber diskutierten, dass sie müde sind und ins Bett gehen wollen, oder in einer kleineren Gruppe planen, sich zu verstecken und sich in einem Pub zu treffen. So vermeiden Sie diese beiden großen Fehler.

Die Leute werden nicht wegen der Blumen bleiben.

Fehler Nr. 1: Schlechte Budgetzuweisung

Es ist einfach, eine großartige Party zu planen, wenn Sie über ein riesiges Budget verfügen, aber meistens müssen wir genau auswählen, wohin dieses Geld fließt. Ich kann nicht zählen, wie oft ich einen wunderschön dekorierten Veranstaltungsort betreten und gedacht habe: Wow! Diese Leute müssen geladen werden! nur um herauszufinden, dass die Getränke sehr teuer sein werden und es keinen Wein zum Abendessen geben wird.

Bei all den schönen Fotos auf Pinterest ist es leicht, sich mit der Planung der aufwändigsten Dekoration zu beschäftigen, aber die Leute werden nicht wegen der Blumen bleiben. In der Tat, wenn das Abendessen vorbei ist, werden die Tische ein Durcheinander sein. Dinge werden herumbewegt, fallen gelassen, verschüttet usw. Das Dekor ist eine schöne Art, Ihre Gäste zu begrüßen, aber es wird eine Party nicht am Laufen halten.

Priorisieren Sie bei der Budgetierung einen offenen Balken

Es mag kontraintuitiv erscheinen, aber Alkohol ist eine großartige Möglichkeit, Erinnerungen zu wecken. Menschen sind soziale Wesen. Es sind unsere Interaktionen mit anderen, die bleibende Erinnerungen schaffen (Kensinger et al.). Leider ist es für viele Menschen schwierig, sich ohne ein bisschen Alkohol zu öffnen und Kontakte zu knüpfen. Selbst selbstbewusste Menschen werden mit einem Summen aufgeschlossener. Menschen gehen eher auf die Tanzfläche und sprechen mit Fremden, wenn sie beschwipst sind. Wenn die Getränke teuer sind, trinken die Leute viel weniger. Das führt oft dazu, dass sich Partygäste gehemmt fühlen. Sie bleiben in der Nähe der Menschen, die sie gut kennen, und gehen schließlich mit ihnen auf der Suche nach einer gemütlicheren Umgebung und billigeren Getränken.

Das bedeutet nicht, dass Sie versuchen sollten, alle Ihre Gäste zu vergeuden. Dies kann Ihre Veranstaltung aus den falschen Gründen unvergesslich machen. Ich schlage auch nicht vor, dass Sie jemanden zum Trinken drängen, der nicht trinken möchte. Ich schlage vor, dass es einen großen Einfluss darauf haben kann, wie Ihre Party abläuft, wenn Sie Gästen, die gerne trinken möchten und alt genug sind, dies legal zu tun, alkoholische Getränke leicht zugänglich machen.

Budget für eine offene Bar. Planen Sie dann die Dekoration mit den Resten.

Meine Empfehlung

Budget für eine Toonie-Bar (2 $/Getränk, wenn Sie kein Kanadier sind) oder eine offene Bar. Planen Sie dann die Dekoration mit den Resten. Eine gute Möglichkeit, die Kosten für die Bar zu senken, besteht darin, einen Veranstaltungsort zu mieten, z. B. einen Saal, in dem Sie Ihren eigenen Alkohol liefern können. Dies wird die Kosten für die Getränke erheblich senken und Ihnen die Freiheit geben, die Marken, die Sie servieren, den Barkeeper, den Sie einstellen, und auch Ihren Caterer zu wählen!

Fehler Nr. 2: Gäste zu lange ruhig sitzen lassen

Ob es sich um eine Preisverleihung, Reden oder Videoclips handelt, ich habe viel zu viele Veranstaltungen gesehen, bei denen die Gäste stundenlang fast schweigend dasitzen. Dies führt dazu, dass viele Gäste in dem Moment gehen, in dem sie stehen können. Das viele Sitzen macht müde. Dies sind die Ereignisse, bei denen die Menschen es kaum erwarten können, nach Hause ins Bett zu gehen.

Gäste unterhalten

Dies ist nicht dasselbe wie eine Unterhaltung, die die Gäste zum Lachen, Plaudern und Jubeln bringt. Tatsächlich empfehle ich dringend, in hochwertige Unterhaltung zu investieren. Eines der Probleme beim Sitzen in Stille ist, dass es den Menschen oft unangenehm ist, aufzustehen, um etwas zu trinken.

Trotz meiner obigen Empfehlungen glaube ich, dass Alkohol ziemlich giftig ist. Leute, die ein paar Drinks getrunken haben und einen Rausch entwickelt haben, werden dies bemerken, wenn die Wirkung nachlässt. Während sie nüchtern dasitzen, verschwindet die lustige Seite des Alkohols und sie beginnen sich sehr müde zu fühlen ( Alkohol und Müdigkeit ). Ruhiges Sitzen gibt den Gästen auch keine Chance zur Interaktion und zum Aufbau von Verbindungen, die sie dazu bringen, zu bleiben.

Lassen Sie Gäste nicht länger als eine Stunde am Stück sitzen.

Meine Empfehlung

Versuchen Sie, die Gäste nicht länger als eine Stunde am Stück sitzen zu lassen. Verkürzen Sie lange Preisverleihungen, indem Sie mit den Preisverleihungen während des Abendessens beginnen. Die Leute können gleichzeitig aufpassen und essen. Geben Sie Ihren Rednern Zeitlimits für ihre Reden. Wenn nach dem Abendessen Reden gehalten werden, geben Sie den Gästen eine 5- oder 10-minütige Warnung, sich etwas zu trinken zu holen, sich die Beine zu vertreten und sich ein wenig unter die Leute zu mischen, bevor die Reden beginnen. Wenn Sie es einfach nicht kürzer machen können, machen Sie eine 15-minütige Pause.

Förderung der sozialen Interaktion

Denken Sie daran, dass Partys sind Sozial Versammlungen. Sie machen Spaß, weil sie es sind Sozial . Um zu verhindern, dass Ihre Party ein Flop wird, verwenden Sie Ihr Budget und Ihre Zeit, um eine Atmosphäre zu schaffen, die soziale Interaktionen Spaß macht und selbst für die Introvertierten der Gruppe einfach ist. Wenn Ihr Ziel eine lange, gründliche, gut dekorierte Preisverleihung oder etwas in der Art ist, sagen Sie den DJ und den Tanz ab und sparen Sie etwas Geld, denn die meisten Leute werden es sowieso nicht schaffen.

Zitierte Werke

• Kensinger, Elizabeth A. et al. 'Wie soziale Interaktionen die Genauigkeit des emotionalen Gedächtnisses beeinflussen: Beweise aus Paradigmen für kollaboratives Abrufen und soziale Ansteckung.' NCBI , https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4942488/
• 'Alkohol und Müdigkeit.' Harvard Health Publishing, Harvard Medical School , https://www.health.harvard.edu/mind-and-mood/alcohol-and-fatigue/